La segreteria del nostro istituto gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e per le relazioni con il pubblico.DirigenzaDirigente Scolastico reggente: Filippo BelloniE-mail: mnic813002@istruzione.itPrimo collaboratore del Dirigente: Anna SpinazziDirettore Servizi Generali AmministrativiMarina Vecchi E-mail: direttore.sga@icportomantovano.edu.it Riceve su appuntamento telefono +39 0376 398 781CV EuropeoArticolazione degli uffici e Definizione competenze degli Assistenti AmministrativiArea personaleScalari CristinaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alle mansioni;organico docenti e A.T.A.;file riepilogativo organico docenti e A.T.A.;ricostruzioni di carriera;pratiche quiescenza, utilizzo piattaforma Passweb;pratiche posizioni assicurative INPS varie (computo e riscatto, ricongiunzione, ecc.);TFR e TFS personale cessato;mobilità;contratti I.R.C. e relativi inquadramenti;contratti personale I.T.I.;decreti ore eccedenti docenti di ruolo;pratiche finanziamenti del personale;pratiche relative all’immissione in ruolo/stato giuridico;graduatorie interne docenti e A.T.A.;pubblicazione sul sito di tutti gli atti riguardanti la mansione;comunicazione compensi accessori;gestione/utilizzo Firma Elettronica Avanzata MIM;circolari relative alle mansioni;collaborazione con i colleghi dell’ufficio personale;2^ posizione – coordinamento e supervisione ufficio personale - sostituzione DSGA. Mattiello ValentinaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alle mansioni;assenze del personale: raccolta fonogrammi/domande e conseguente compilazione giornaliera del registro assenze, gestione pratiche che comportano variazione della retribuzione, trasmissione decreti e comunicazioni riduzioni alla RTS, visite fiscali, caricamento dati a Personale 2.0 e SIDI, comunicazioni assenze D.L. 112/2008 e ritenute per sciopero, rilevazione assenze SIDI e monitoraggi vari;predisposizione piano ferie A.T.A.;gestione permessi diritto allo studio;gestione anno di formazione e prova docenti neoassunti;rilevazione scioperi SIDI;controllo/convalide/rettifiche graduatoria docenti e A.T.A.;produzione registri sostituzioni docenti nei plessi;controllo /caricamento dichiarazioni dei servizi preruolo a SIDI;ricostruzioni di carriera;procedure di valutazione per l’aggiornamento delle GPS docenti e delle graduatorie di 3^ fascia ATA (in collaborazione con Gulizia);circolari relative alle mansioni;gestione/utilizzo Firma Elettronica Avanzata MIM;collaborazione con i colleghi dell’ufficio personale. Gulizia AngelaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alle mansioni;ricerca supplenti T.A.D., S.A. e S.T. e stipula relativi contratti;contratto ore eccedenti del personale a tempo determinato;gestione/utilizzo Firma Elettronica Avanzata MIMgestione profilo utenti nel sito istituzionale;immatricolazione per accesso al portale NOIPA;procedura SINTESI (tutto il personale);inserimento in Personale 2.0 e Segreteria Digitale dei dati dei fascicoli personali ed inserimento dati di servizio di supplenti temporanei, neo-immessi in ruolo, trasferiti, utilizzati, assegnazione provvisoria e personale cessato;gestione graduatorie d’Istituto;controllo/convalide/rettifiche graduatoria docenti e A.T.A.;procedure Casellario Giudiziale e carichi pendenti;gestione domande assegno nucleo familiare;certificati di servizio: produzione e richiesta ad altre scuole;dichiarazioni varie relative al servizio del personale;richiesta / trasmissione fascicoli personale con controllo ricevute;pubblicazione sul sito di provvedimenti di individuazione del personale supplente, graduatorie d’istituto e altri atti riguardanti le mansioni;procedure di valutazione per l’aggiornamento delle GPS docenti e delle graduatorie di 3^ fascia ATA (in collaborazione con Mattiello);gestione part-time;circolari relative alle mansioni;collaborazione con i colleghi dell’ufficio personale. Bevilacqua FrancescaProcedimenti e attività di servizioarchiviazione atti ufficio personale;dichiarazioni accessi ai musei;supporto a Gulizia nella protocollazione delle comunicazioni di convalida, rettifica GPS e graduatorie A.T.A.;supporto a Gulizia e Mattiello nell’istruttoria per controllo delle domande GPS e III fascia A.T.A. con richiesta di documentazione necessaria;gestione firma contratti personale supplente;supporto ufficio personale. Area ContabilitàFornoni PaolaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alla mansione;Thunderbird: controllo e archiviazione PEC;acquisti (sito INAIL per controllo e richiesta DURC, sito ANAC per richiesta CIG/SIMOG/FVOE, controllo casellario informatico e annotazioni riservate, preventivi, contatti con le ditte, ricerca su CONSIP e MEPA, richiesta alla Procura di certificati del casellario giudiziario e carichi pendenti, verifica regolarità iscrizione presso la Camera di Commercio, gare, ecc.);progetti PNRR, PNSD, Animatore Digitale e relative rendicontazioni GPU e SIF 2020;pagamento fatture e riscossioni (in sostituzione di Vecchi);compilazione e trasmissione modelli 770 – IRAP - CU;procedura individuazione educatori ed esperti esterni con stesura relativi contratti;gestione, controllo e acquisto materiale di primo soccorso;segnalazione alla ditta incaricata del malfunzionamento software, hardware e connessioni internet con assistenza agli interventi;controllo copie e manutenzione fotocopiatrici in comodato;pubblicazione sul sito di atti riguardanti la mansione;Anagrafe Prestazioni;inserimento dati pagamento compensi accessori (ex PRE96-SIDI) (in sostituzione di Vecchi);gestione inventario;collaborazione con i colleghi dell’ufficio. Vecchi SabrinaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alla mansione;Thunderbird: controllo e archiviazione PEC (in assenza di Fornoni);acquisti (sito INAIL per controllo e richiesta DURC, sito ANAC per richiesta CIG/SIMOG, controllo casellario informatico e annotazioni riservate, preventivi, contatti con le ditte, ricerca su CONSIP e MEPA, richiesta alla Procura di certificati del casellario giudiziario e carichi pendenti, verifica regolarità iscrizione presso la Camera di Commercio, gare, ecc.);gestione Fatture Elettroniche;gestione Piattaforma RGS;pagamento fatture e riscossioni;Verifiche inadempienze fornitori ed acquisizione certificazione per contratti superiori a € 5.000,00 - (Consip-Equitalia)tempestività dei pagamenti;pubblicazione sul sito di atti riguardanti la mansione;comunicazione annuale ad ANAC della pubblicazione file xml su sito istituzionale;controllo versamenti alunni e gestione piattaforma Pago In Rete;trasmissione all’AdE contributi scolastici (per 730 precompilato)rapporti con l’Istituto Cassiere, Agenzia delle Entrate;compilazione e trasmissione modelli F24, Desktop telematico;inserimento dati pagamento compensi accessori (ex PRE96-SIDI);rilevazioni varie (laboratori multimediali, funzionamento Istituto, ecc.);gestione uscite e visite didattiche (richiesta preventivi, gara, assegnazione incarico alle ditte);gestione magazzino e consegna materiale per pulizie ai collaboratori scolastici e ai plessi secondo necessità;collaborazione con i colleghi dell’ufficio Area AlunniMai CristinaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alla mansione;gestione modulistica alunni (in sostituzione di Montano);lettere ai genitori Consigli di classe e a fine scrutinio (in sostituzione di Montano);elezione organi collegiali, elezione rappresentanti di intersezione;iscrizione alunni scuola infanzia;gestione alunni: inserimento dati e comunicazioni agli alunni in Classe Viva, prospetti riepilogativi delle classi / sezioni, gestione Anagrafe alunni SIDI, stampa pagelle, ecc. (in collaborazione con Montano);rilevazioni integrative, monitoraggi;esoneri ed. fisica;anticipo e/o posticipo inizio e/o fine lezioni;adozione libri di testo scuola primaria;archivio alunni (ricognizione fascicoli, riordino database);comunicazioni varie in Classe Viva;mensa, diete particolari (alunni infanzia e primaria);comunicazioni trasporto, pre-scuola, doposcuola, ecc.;stampa, carico e scarico diplomi;pratiche alunni H, DSA, BES;gestione vaccinazioni;gestione cedole librarie (in sostituzione di Montano);infortuni (in sostituzione di Montano);obbligo scolastico;pubblicazione sul sito degli atti inerenti la mansione;gestione segnalazioni portale ATS Val Padana;circolari genitori;gestione assemblee sindacali e scioperi del personale: predisposizione circolari e comunicazione alle famiglie, predisposizione di eventuali cartelli, comunicazione al Comune e vigilanza;gestione dichiarazioni consenso Pago In Rete;pratiche somministrazione farmaci;pratiche comodato d’uso device;Giochi Studenteschi;Uscite didattiche (predisposizione elenchi e cartellini alunni);collaborazione con i colleghi dell’ufficio. Montano CarmelaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alla mansione;gestione modulistica alunni;lettere ai genitori (Consigli di classe e a fine scrutinio);INVALSI;elezione organi collegiali, elezione rappresentanti di classe e interclasse;iscrizione alunni scuola primaria e secondaria;gestione alunni (inserimento dati e comunicazioni agli alunni in Classe Viva, prospetti riepilogativi delle classi / sezioni, gestione Anagrafe alunni SIDI, stampa documenti di valutazione, ecc.);abbinamento docenti primaria con discipline nel registro elettronico ed inserimento orari;abbinamento docente/sezione per la scuola dell’infanzia nel registro elettronico;gestione e rapporti con Gruppo Spaggiari per gestione registro elettronico (schede di valutazione, scrutini,…);comunicazioni varie in Classe Viva;esoneri ed. fisica (in sostituzione di Mai);anticipo e/o posticipo inizio e/o fine lezioni (in sostituzione di Mai);mensa, diete particolari alunni infanzia e primaria (in sostituzione di Mai);comunicazioni trasporto, pre-scuola, doposcuola, ecc. (in sostituzione di Mai);rilevazioni integrative, monitoraggi;adozione libri di testo scuola secondaria;archivio alunni (ricognizione fascicoli, riordino database);Esami di Stato;stampa, carico e scarico diplomi;gestione cedole librarie;infortuni;gestione vaccinazioni (in sostituzione di Mai);ritiro cellulari;obbligo scolastico (in sostituzione di Mai);pubblicazione sul sito degli atti inerenti la mansione;modulistica e informative alunni;gestione segnalazioni portale ATS Val Padana;circolari genitori;gestione assemblee sindacali e scioperi del personale: predisposizione circolari e comunicazione alle famiglie, predisposizione di eventuali cartelli, comunicazione al Comune e vigilanza;gestione dichiarazioni consenso Pago In Rete;Giochi Studenteschi;Uscite didattiche (predisposizione elenchi e cartellini alunni);collaborazione con i colleghi dell’ufficio. Area Affari generaliMazzola NicolettaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alla mansione e gestione posta;controllo giornaliero del sito USR Lombardia, dell’Ambito Territoriale di Mantova (in sostituzione di Perrone);stesura circolari per docenti e A.T.A.;gestione corsi di formazione e aggiornamento del personale in sostituzione di Perrone;gestione uscite e visite didattiche: raccolta richieste, rapporti con i docenti, autorizzazioni, incarichi, controllo versamenti alunni, …) in collaborazione con Perrone;gestione personale A.T.A. (sostituzioni interne, ordini di servizio Collaboratori scolastici, controllo e registrazione straordinari/permessi brevi/recuperi, ecc.);assegnazione badge al personale;gestione corsi extracurricolari (circolari, elenchi, registri presenze, registrazione incontri sul registro esterno, raccolta e controllo versamenti, raccolta registro firme docenti, riepilogo finale);produzione registri per firme presenza educatori ed esperti;sicurezza (monitoraggio formazione del personale, piani di evacuazione, squadre e relativi incarichi, formazione, convocazioni);stampa registri ingressi;educatori assunti da Istituto: controllo ore mensili educatori;segnalazioni al Comune relative alla manutenzione ordinaria, straordinaria e periodica, interventi per la sicurezza, manutenzione arredi nei plessi (in collaborazione con Perrone);pubblicazione sul sito di: posta e comunicazioni al personale, link vari, circolari di servizio per il personale, convocazioni, sezione bacheca sindacale;collaborazione con i colleghi anche di altri uffici. Ingrosso FilomenaProcedimenti e attività di servizioprotocollazione atti relativi alla mansione e gestione posta;controllo giornaliero del sito USR Lombardia e dell’Ambito Territoriale di Mantova;circolari per docenti e A.T.A. (in sostituzione di Mazzola);gestione uscite e visite didattiche: raccolta richieste, rapporti con i docenti, autorizzazioni, incarichi, controllo versamenti alunni, …) in collaborazione con Mazzola;gestione corsi relativi alla sicurezza, corsi di formazione e aggiornamento del personale;gestione tirocini;sicurezza: predisposizione piano visite personale sottoposto a sorveglianza sanitaria;gestione assemblee sindacali e scioperi del personale e relativi adempimenti afferenti alla gestione del personale: controllo giornaliero dei siti Funzione Pubblica (Cruscotto degli scioperi) e Commissione Garanzia Sciopero, circolari al personale sul sito con firme di presa visione, controllo firme, predisposizione prospetto riepilogativo, ordini di servizio per docenti (solo per assemblee);segnalazioni al Comune relative alla manutenzione ordinaria, straordinaria e periodica, interventi per la sicurezza, manutenzione arredi nei plessi (in collaborazione con Mazzola);collaborazione con i colleghi anche di altri uffici..
