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Istituto Comprensivo di Porto Mantovano (MN)

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Ufficio relazioni con il Pubblico

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Cosa fa

Ufficio relazioni con il pubblico

La segreteria del nostro istituto gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e per le relazioni con il pubblico.

Dirigenza

Dirigente Scolastico: prof. Filippo Belloni
E-mail: mnic813002@istruzione.it
Primo collaboratore del Dirigente: Anna Spinazzi
Secondo collaboratore del Dirigente: Erika Marchesini

Direttore Servizi Generali Amministrativi

Marina Vecchi
E-mail: direttore.sga@icportomantovano.edu.it
Riceve su appuntamento telefono +39 0376 398 781
CV Europeo

Articolazione degli uffici e Definizione competenze degli Assistenti Amministrativi

Ufficio personale

Scalari Cristina

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alle mansioni;
organico personale docente e A.T.A.;
file riepilogativo organico docenti e A.T.A.;
ricostruzioni di carriera;
pratiche quiescenza, utilizzo piattaforma Passweb;
pratiche posizioni assicurative INPS varie (computo e riscatto, ricongiunzione, ecc.);
TFR e TFS personale cessato;
mobilità;
contratti I.R.C. e relativi inquadramenti;
contratti personale I.T.I.;
decreti ore eccedenti docenti di ruolo;
pratiche finanziamenti del personale;
pratiche relative all’immissione in ruolo/stato giuridico;
graduatorie interne docenti e A.T.A.;
pubblicazione sul sito di tutti gli atti riguardanti la mansione;
gestione/utilizzo Firma Elettronica Avanzata MIM;
circolari relative alle mansioni;
collaborazione con i colleghi dell’ufficio personale;
2^ posizione – coordinamento e supervisione ufficio personale - sostituzione DSGA.

Bruno Anna

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alle mansioni;
protocollazione atti relativi alle mansioni;
ricerca supplenti T.A.D., S.A. e S.T. e stipula relativi contratti;
gestione personale A.T.A.-collaboratori scolastici (sostituzioni interne,);
ore eccedenti del personale a tempo determinato;
gestione/utilizzo Firma Elettronica Avanzata MIM;
gestione profilo utenti nel sito istituzionale;
immatricolazione per accesso al portale NOIPA;
procedura SINTESI (tutto il personale);
inserimento in Personale 2.0 e Segreteria Digitale dei dati dei fascicoli personali ed inserimento dati di servizio di supplenti temporanei, neo-immessi in ruolo, trasferiti, utilizzati, assegnazione provvisoria e personale cessato;
gestione graduatorie d’Istituto;
controllo/convalide/rettifiche graduatoria docenti e A.T.A.;
procedure Casellario Giudiziale e carichi pendenti;
certificati di servizio: produzione e richiesta ad altre scuole;
dichiarazioni varie relative al servizio del personale;
richiesta / trasmissione fascicoli personale con controllo ricevute;
pubblicazione sul sito di provvedimenti di individuazione del personale supplente, graduatorie d’istituto e altri atti riguardanti le mansioni;
gestione part-time;
circolari relative alle mansioni;
collaborazione con i colleghi dell’ufficio personale.

Mattiello Valentina

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alle mansioni;
assenze del personale: raccolta fonogrammi/domande e conseguente compilazione giornaliera del registro assenze, gestione pratiche che comportano variazione della retribuzione, trasmissione decreti e comunicazioni riduzioni alla RTS, visite fiscali, caricamento dati a Personale 2.0 e SIDI, comunicazioni assenze D.L. 112/2008 e ritenute per sciopero, rilevazione assenze SIDI e monitoraggi vari;
predisposizione piano ferie A.T.A.;
gestione permessi diritto allo studio;
gestione anno di formazione e prova docenti neoassunti;
rilevazione scioperi SIDI;
produzione registri sostituzioni docenti nei plessi;
controllo /caricamento dichiarazioni dei servizi preruolo a SIDI;
ricostruzioni di carriera;
circolari relative alle mansioni;
collaborazione con i colleghi dell’ufficio personale.

Ufficio alunni

Montano Carmela

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alla mansione;
gestione modulistica alunni;
lettere ai genitori (Consigli di classe e a fine scrutinio);
INVALSI;
elezione organi collegiali;
iscrizione alunni scuola infanzia, primaria e secondaria;
gestione alunni (inserimento dati e comunicazioni agli alunni in Classe Viva, prospetti riepilogativi delle classi / sezioni, gestione Anagrafe alunni SIDI, stampa documenti di valutazione, ecc.);
abbinamento docenti primaria con discipline nel registro elettronico ed inserimento orari;
abbinamento docente/sezione per la scuola dell’infanzia nel registro elettronico;
gestione e rapporti con Gruppo Spaggiari per gestione registro elettronico (schede di valutazione, scrutini,…);
comunicazioni varie in Classe Viva;
esoneri ed. fisica (in sostituzione di Mai);
anticipo e/o posticipo inizio e/o fine lezioni (in sostituzione di Mai);
mensa, diete particolari alunni infanzia e primaria (in sostituzione di Mai);
comunicazioni trasporto, pre-scuola, doposcuola, ecc. (in sostituzione di Mai);
rilevazioni integrative, monitoraggi;
adozione libri di testo scuola secondaria;
archivio alunni (ricognizione fascicoli, riordino database);
Esami di Stato;
stampa, carico e scarico diplomi;
gestione cedole librarie;
infortuni;
gestione vaccinazioni;
ritiro cellulari;
obbligo scolastico (in sostituzione di Mai);
pubblicazione sul sito degli atti inerenti la mansione;
modulistica e informative alunni;
gestione segnalazioni portale ATS Val Padana;
circolari genitori;
supporto alla gestione di assemblee sindacali e scioperi del personale: predisposizione circolari e comunicazione alle famiglie, predisposizione di eventuali cartelli, comunicazione al Comune e vigilanza;
gestione dichiarazioni consenso Pago In Rete;
Giochi Studenteschi;
Uscite didattiche (predisposizione elenchi e cartellini alunni);
collaborazione con i colleghi dell’ufficio.

Mai Cristina

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alla mansione;
gestione modulistica alunni (in sostituzione di Montano); lettere ai genitori Consigli di classe e a fine scrutinio (in sostituzione di Montano);
elezione organi collegiali;
elezione RSU;
iscrizione alunni scuola infanzia, primaria e secondaria;
gestione alunni: inserimento dati e comunicazioni agli alunni in Classe Viva, prospetti riepilogativi delle classi / sezioni, gestione Anagrafe alunni SIDI, stampa pagelle, ecc. (in collaborazione con Montano);
rilevazioni integrative, monitoraggi;
esoneri ed. fisica;
anticipo e/o posticipo inizio e/o fine lezioni;
adozione libri di testo scuola primaria;
archivio alunni (ricognizione fascicoli, riordino database);
comunicazioni varie in Classe Viva;
mensa, diete particolari (alunni infanzia e primaria);
comunicazioni trasporto, pre-scuola, doposcuola, ecc.;
stampa, carico e scarico diplomi;
pratiche alunni diversamente abili;
gestione vaccinazioni (in sostituzione di Montano);
gestione cedole librarie (in sostituzione di Montano);
infortuni (in sostituzione di Montano);
obbligo scolastico;
pubblicazione sul sito degli atti inerenti la mansione;
gestione segnalazioni portale ATS Val Padana;
circolari genitori;
supporto alla gestione di assemblee sindacali e scioperi del personale: predisposizione circolari e comunicazione alle famiglie, predisposizione di eventuali cartelli, comunicazione al Comune e vigilanza;
gestione dichiarazioni consenso Pago In Rete;
pratiche somministrazione farmaci;
pratiche comodato d’uso device;
Giochi Studenteschi;
Uscite didattiche (predisposizione elenchi e cartellini alunni);
archivio alunni;
collaborazione con i colleghi dell’ufficio.

Ufficio contabilità

Fornoni Paola

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alla mansione;
Thunderbird: controllo e archiviazione PEC;
acquisti (sito INAIL per controllo e richiesta DURC, richiesta CIG/FVOE, controllo casellario informatico e annotazioni riservate, preventivi, contatti con le ditte, ricerca su CONSIP e MEPA, richiesta alla Procura di certificati del casellario giudiziario e carichi pendenti, verifica regolarità iscrizione presso la Camera di Commercio, verifica regolarità fiscale presso Agenzia delle Entrate gare, ecc.);
procedure di avvio dei progetti PNRR, PNSD, Animatore Digitale;
supporto per rendicontazioni;
pagamento fatture e riscossioni (in sostituzione di Vecchi);
compilazione e trasmissione modelli 770 – IRAP - CU;
procedura individuazione educatori ed esperti esterni con stesura e controlli sui vari esperti con relativi contratti;
gestione, controllo e acquisto materiale di primo soccorso;
segnalazione alla ditta incaricata del malfunzionamento software, hardware e connessioni internet con assistenza agli interventi;
controllo copie e manutenzione fotocopiatrici in comodato;
pubblicazione sul sito di atti riguardanti la mansione;
Anagrafe Prestazioni;
produzione registri per firme presenza educatori, esperti, docenti interni;
inserimento dati pagamento compensi accessori (ex PRE96-SIDI) (in sostituzione di Vecchi);
gestione inventario;
collaborazione con i colleghi dell’ufficio.

Vecchi Sabrina

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alla mansione;
Thunderbird: controllo e archiviazione PEC (in assenza di Fornoni);
acquisti (sito INAIL per controllo e richiesta DURC, richiesta CIG/FVOE, controllo casellario informatico e annotazioni riservate, preventivi, contatti con le ditte, ricerca su CONSIP e MEPA, richiesta alla Procura di certificati del casellario giudiziario e carichi pendenti, verifica regolarità iscrizione presso la Camera di Commercio, verifica regolarità fiscale presso Agenzia delle Entrate gare, ecc.);
gestione Fatture Elettroniche;
gestione Piattaforma RGS;
pagamento fatture e riscossioni;
verifiche inadempienze fornitori ed acquisizione certificazione per contratti superiori a € 5.000,00 - (Consip-Equitalia);
tempestività dei pagamenti;
pubblicazione sul sito di atti riguardanti la mansione;
controllo versamenti alunni e gestione piattaforma Pago In Rete;
trasmissione all’AdE contributi scolastici (per 730 precompilato);
rapporti con l’Istituto Cassiere, Agenzia delle Entrate;
compilazione e trasmissione modelli F24, Desktop telematico;
inserimento dati pagamento compensi accessori (ex PRE96-SIDI);
rilevazioni varie (laboratori multimediali, funzionamento Istituto, ecc.);
gestione uscite e visite didattiche (richiesta preventivi, gara, assegnazione incarico alle ditte);
gestione magazzino e consegna materiale per pulizie ai collaboratori scolastici e ai plessi secondo necessità;
acquisto DPI e relativa consegna ai collaboratori scolastici, anche supplenti;
collaborazione con i colleghi dell’ufficio.

Ufficio affari generali

Galati Rita

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alle mansioni;
protocollazione atti relativi alla mansione e gestione posta;
gestione uscite, visite didattiche e viaggi di istruzione: raccolta richieste, rapporti con i docenti, autorizzazioni, incarichi, controllo versamenti alunni, …);
assegnazione badge al personale;
segnalazioni al Comune relative alla manutenzione ordinaria, straordinaria e periodica, interventi per la sicurezza, manutenzione arredi nei plessi (in sostituzione di Ingrosso);
sicurezza (gestione piani di evacuazione, squadre e relativi incarichi);
dichiarazioni accessi ai musei;
collaborazione con i colleghi anche di altri uffici.

Ingrosso Filomena

Procedimenti e attività di servizio

protocollazione atti relativi alla mansione e gestione posta;
controllo giornaliero del sito USR Lombardia e dell’Ambito Territoriale di Mantova;
circolari per docenti e A.T.A.;
gestione corsi privacy docenti e ATA;
gestione corso sicurezza (tenuto da RSPP);
gestione tirocini;
gestione assemblee sindacali e scioperi del personale e relativi adempimenti afferenti alla gestione del personale: controllo giornaliero dei siti Funzione Pubblica (Cruscotto degli scioperi) e Commissione Garanzia Sciopero, circolari al personale sul sito con firme di presa visione, controllo firme, predisposizione prospetto riepilogativo, ordini di servizio per docenti (solo per assemblee);
stesura circolari per docenti e A.T.A., pubblicazione in bacheca del registro elettronico;
segnalazioni al Comune relative alla manutenzione ordinaria, straordinaria e periodica, interventi per la sicurezza, manutenzione arredi nei plessi, in collaborazione con Galati;
iscrizione e gestione progetti MIM e ditte esterne;
collaborazione con i colleghi anche di altri uffici.

Abbia Matteo

Procedimenti e attività di servizio

archiviazione atti ufficio personale;
controllo giornaliero del sito USR Lombardia e dell’Ambito Territoriale di Mantova (in sostituzione di Ingrosso);
gestione assemblee sindacali e scioperi del personale e relativi adempimenti afferenti alla gestione del personale: controllo giornaliero dei siti Funzione Pubblica (Cruscotto degli scioperi) e Commissione Garanzia Sciopero, circolari al personale sul sito con firme di presa visione, controllo firme, predisposizione prospetto riepilogativo, ordini di servizio per docenti (solo per assemblee) – in sostituzione di Ingrosso);
registrazione fruizione individuale ore per assemblee sindacali da parte del personale;
sicurezza (monitoraggio formazione del personale, formazione e aggiornamento, convocazioni);
sicurezza: predisposizione piano visite personale sottoposto a sorveglianza sanitaria;
gestione corsi di formazione e aggiornamento del personale;
pubblicazione sul sito istituzionale di: posta e comunicazioni al personale, circolari di servizio per il personale, convocazioni, sezione bacheca sindacale;
convalide domande graduatorie 3^ fascia;
aggiornamento GPS con Bruno;
procedure Casellario Giudiziale e carichi pendenti;
Richiesta/trasmissione certificati di servizio e/o fascicoli personali (in collaborazione con Bruno);
predisposizione e stampa registri assenze;
pratica ferie non godute (con Bruno);
gestione personale A.T.A. (controllo e registrazione straordinari/permessi brevi/recuperi, ecc.) e
software gestionale rilevazione presenze.

Pubblicato: 17/11/2022, 11:06 - Revisione: 24/05/2023, 15:15

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Via Monteverdi 145
46047 Porto Mantovano (MN)
Tel.: +39 0376 398 781
e-mail: mnic813002@istruzione.it
PEC: mnic813002@pec.istruzione.it
Codice fiscale: 93034780200
Codice univoco ufficio: UFRLQ1
Codice meccanografico: MNIC813002

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